Ein fertiger Kalender sieht harmlos aus. Papier, ein bisschen Druck, zwei Löcher oder ein Röhrchen im Rücken – fertig, oder? Was man ihm nicht ansieht: Bis er bei Ihnen auf dem Tisch liegt, hat er eine ordentliche Geburt hinter sich. Monate der Vorbereitung, jede Menge Wehen, ein paar Komplikationen – und sehr, sehr viele Hände, die dabei geholfen haben. Kommen Sie mit, ich zeige Ihnen, wie diese Geburt im Detail abläuft. Von der ersten Idee bis zu dem Moment, in dem DHL bei Ihnen klingelt.

Vorab noch die wichtigste Unterscheidung: Bei X17 bringen wir zur Befestigung zwei halbe Löcher in den Heftrücken ein. Bei X47 kommt zusätzlich ein Röhrchen in den Rücken – und damit eine ganz eigene Geschichte, zu der wir noch kommen. Los geht’s.

1. Am Anfang steht das Papier

Ganz am Anfang steht Papier. Aber bitte nicht irgendeines. Seit vielen Jahren fertigen wir mit einer eigenen Papiersorte, die genau zu unseren Notizbüchern und Kalendern passt.

Dafür überlegen wir uns zunächst, wie sich das Papier anfühlen soll, wie es sich beschreiben lässt und wie es sich bei der Weiterverarbeitung verhält. Und dann beginnt der eigentlich unterhaltsame Teil: Man muss jemanden finden, der bereit und in der Lage ist, genau dieses Papier für uns herzustellen. Bei Mengen von 20 bis 30 Tonnen pro Produktion – für uns eine Hausnummer, für die Papierindustrie eher eine Fußnote.

Dafür braucht man also Zeit, Geduld, Fachwissen, Geld für den Einkauf und Kapazität für die Lagerung. Willkommen im Geschäft.

2. Jetzt muss gedruckt werden

Papier ohne Druck ist bloß Papier. Also brauchen wir eine Druckmaschine – und nein, keinen Laserdrucker für 120 Euro vom Elektromarkt. Unsere Maschine ist waschechte Hightech: zuverlässig, präzise, mengenfest.

Bevor sie überhaupt in unserer Halle stand, mussten wir herausfinden, welches Druckverfahren zu uns passt, welche Qualität möglich ist, wie zuverlässig die Kandidaten arbeiten und was das Ganze am Ende kostet. Wir haben recherchiert, getestet, kalkuliert – und mehrfach geschluckt, wenn die Preisschilder kamen.

Dafür braucht man Know-how, Zeit, Geld, einen geeigneten Raum – und Menschen, die diese Maschine tatsächlich beherrschen. Denn eine gute Maschine allein druckt noch lange keinen guten Kalender.

3. Bevor gedruckt wird, braucht es erst einmal ein Kalendarium

Gedruckt wird trotzdem noch nicht. Vorher müssen die Satzdateien stehen, und „Mach mir einen Kalender“ reicht ChatGPT als Auftrag leider nicht.

Zunächst müssen sämtliche Daten gesammelt werden: die normalen Tagesdaten, dazu die Ferientermine aller Bundesländer und Feiertage aus vielen Ländern der Welt. Am Ende stecken in einem einzigen Kalendarium rund 3.000 einzelne Daten – gesammelt, geprüft und ins richtige Layout gebracht. Möglichst ohne einen einzigen Fehler.

Dafür braucht man Wissen, wie man mit diesen Daten umgeht, Zeit für Zusammentragen und Pflege, die passende Software, geeignete Rechner, Menschen, die damit umgehen können, und Räume, in denen konzentriert gearbeitet werden kann. Sie sehen: Auch ein Kalendarium fällt nicht vom Baum.

4. Dann wird kontrolliert

Jetzt beginnt die Königsdisziplin: die Kontrolle. In einem Kalender darf kein falscher Feiertag stehen, kein Datum verrutschen, keine Kalenderwoche danebenliegen. Das klingt selbstverständlich – ist es aber nur, weil vorher jemand sehr konzentriert gearbeitet und mehrfach nachgeschaut hat.

Dafür brauchen wir Menschen, die das können und sich dafür die nötige Zeit nehmen, einen Arbeitsplatz für sie und selbstverständlich ein Gehalt am Monatsende. Werden Fehler gefunden, wandern die Korrekturen zurück in Daten und Satzdateien – und werden erneut geprüft. Erst jetzt haben wir das richtige Papier, eine geprüfte Druckdatei und schließlich bedrucktes Papier.

Ein Kalenderheft ist daraus aber noch lange nicht geworden. Sie ahnen es schon: Da kommt noch was.

5. Aus Papier werden Hefte

Wir verkaufen nämlich keine Stapel bedruckten und gelochten Papiers, sondern fertige Hefte. Dafür müssen die bedruckten Bögen gebunden und beschnitten werden, und zwar auf einer sogenannten Heftbindemaschine.

Und Sie ahnen wahrscheinlich schon, was jetzt kommt: Zunächst herausfinden, welche Maschine überhaupt passt. Dann entscheiden, investieren, einen geeigneten Raum dafür finden. Und anschließend lernen, wie man sie bedient. Das können bei uns Menschen, die ihr Handwerk verstehen – und die dafür, weil wir nun mal in Deutschland produzieren, auch anständig bezahlt werden wollen. Ach ja, und so eine Maschine braucht auch Liebe: Wartung, Ersatzteile, teuren Service.

6. Auch der Umschlag ist ein eigenes Produkt

Unsere Umschläge sind kein Papier von der Stange. Bei X47 verwenden wir ein feines Leinenpapier, das geprägt wird. Bei X17 durchgefärbtes Papier, das bedruckt werden muss.

Für X47 braucht es zunächst ein Metallklischee, eigens angefertigt und bezahlt. Dann eine Maschine, in die dieses Klischee so präzise eingespannt wird, dass unser Logo auf jedem einzelnen Umschlag exakt an derselben Stelle sitzt. Wieder die richtige Maschine, wieder das passende Know-how, wieder Menschen, die diese Arbeit beherrschen. Und natürlich das besondere Leinenpapier, das gekauft und gelagert werden will.

Bei X17 ist die Aufgabe eine andere: durchgefärbtes schwarzes Papier, auf das unter anderem weiße Schrift muss – mit eigenen Maschinen und Verfahren, die erst gefunden und ausprobiert werden mussten, bevor sie zuverlässig liefen. Auch hier: Know-how, Investition, Räume, Menschen, Material. Sie merken schon, es wiederholt sich – und genau das ist der Punkt.

7. Jetzt haben wir endlich ein Heft

Fast. Denn bei allen unseren Heften werden zusätzlich die Ecken gerundet. Das sieht nicht nur netter aus, sondern hat einen handfesten Grund: Spitze Ecken knicken im Alltag schnell um und sehen schnell ramponiert aus. Runde Ecken sind da deutlich robuster.

Aber auch Ecken runden sich nicht von allein. Dafür braucht es wieder eine eigene Maschine, einen Arbeitsplatz und Menschen, die diese Arbeit mit der nötigen Sorgfalt erledigen.

8. Jetzt trennen sich die Wege von X17 und X47

Bei X47 wartet nun eine unserer liebsten Herausforderungen: Am Heftrücken muss das Röhrchen angebracht werden, über das der Kalender später auf der Federschiene sitzt. Dieses Röhrchen fällt, das werden Sie kaum überraschen, ebenfalls nicht vom Himmel. Es muss bestellt, bezahlt, behandelt, mit einer Zinke versehen und anschließend millimetergenau am Heft angebracht werden.

Dafür braucht man zunächst eine gute technische Idee, dann Material, Werkzeug und Menschen mit viel Fingerspitzengefühl. Und natürlich Lagerfläche für die Röhrchen, an einem fest definierten Platz.

Bei X17 ist dieser Schritt etwas gemütlicher: Oben und unten am Rücken kommt je ein halbes Loch hinein – von Hand, mit Werkzeugen, die eigens für uns hergestellt wurden und ebenfalls nicht von der Stange kommen.

9. Lagerung von 3.200 Produkten

Weil wir sehr viele unterschiedliche Hefte produzieren, braucht jedes Einzelne seinen eigenen Lagerplatz. Und dafür wiederum ein vernünftiges Regalsystem. Unseres haben wir selbst entwickelt und für uns fertigen lassen, weil es keine Lösung von der Stange gab, die zu unserer Produktion passte.

Auch das gehört zu den Dingen, die man einem fertigen Kalender später nicht mehr ansieht.

10. Jetzt könnten Sie den Kalender benutzen – theoretisch

An dieser Stelle wäre das Produkt eigentlich einsatzbereit. Wäre da nicht die Verpackung. Bei uns gehört dazu unter anderem das Deckblatt, wieder aus Papier, das ausgesucht, bestellt, bezahlt, bedruckt, gelagert und schließlich mit dem Produkt konfektioniert werden muss. Und jedes Deckblatt hat sein eigenes Layout, individuell angepasst.

Dafür braucht es wieder Software, Rechner, Menschen, die diese Arbeit beherrschen, einen Arbeitsplatz für sie – und ja, natürlich auch hier eine Kontrolle am Ende.

11. Jetzt liegt der verkaufsfertige Kalender im Regal

An diesem Punkt ist bereits eine ganze Menge passiert. Papier wurde entwickelt und eingekauft. Maschinen wurden gesucht und angeschafft. Daten wurden gesammelt, Kalender gesetzt und kontrolliert. Papier wurde bedruckt, gefalzt, geheftet, weiterverarbeitet. Umschläge wurden produziert und veredelt. Röhrchen oder Halblöcher wurden angebracht. Deckblätter wurden gestaltet und produziert. Produkte wurden konfektioniert und eingelagert.

Bis hierher sind bereits ordentlich Geld und Zeit geflossen. Know-how wurde aufgebaut, Löhne gezahlt, Maschinen finanziert, Räume bezahlt, geheizt und mit Strom versorgt. Menschen mussten gefunden und eingearbeitet werden.

Damit ist unser Kalender im Grunde geboren. Er hat Arme und Beine, liegt wohlgenährt im Regal – und wartet nur noch darauf, sein eigenes Zuhause zu finden. Nur: Bei Ihnen zu Hause ist er noch immer nicht.

12. Zunächst müssen Sie überhaupt erfahren, dass es uns gibt

Damit Sie X17 oder X47 kennenlernen und bei uns kaufen können, müssen wir Sie erst einmal erreichen. Dafür braucht es Fotos, Videos, Texte, Social Media, Werbung – und einen funktionierenden Onlineshop.

Ein Video zu produzieren, ist heute technisch einfacher als noch vor ein paar Jahren. Von allein dreht es sich trotzdem nicht: Man braucht eine Idee, ein Konzept, Zeit, Geräte, Software und das passende Können. Dasselbe gilt für Fotos. Dasselbe gilt für Texte. Und Werbung in den sozialen Medien verlangt noch einmal eigenes Know-how, eigene Menschen, eigenes Budget.

Jetzt haben wir ein fertiges Produkt – und Sie wissen zum ersten Mal, dass es existiert. Bis hierher war es schon ein ziemlich langer Weg. Jetzt müssen wir Sie nur noch davon überzeugen, dass er sich für Sie lohnt.

13. Jetzt möchten Sie kaufen

Damit Sie kaufen können, braucht es entweder einen Onlineshop oder Partner im Fachhandel. Auch Fachhandelspartner klopfen nicht von selbst bei uns an – sie müssen gefunden und überzeugt werden. Mit Zeit, Mustern, Gesprächen, den richtigen Menschen, Know-how, Geld – und manchmal ziemlich viel Geduld.

Kaufen Sie lieber direkt bei uns im Onlineshop, muss dieser zunächst aufgebaut und dann dauerhaft betrieben werden. Auch dafür braucht man Know-how, Geld, Zeit, Fotos, Videos, Texte. Produkte müssen angelegt, Preise gepflegt, technische Abläufe eingerichtet werden. Ein moderner, zuverlässiger Onlineshop ist eine ziemlich anspruchsvolle Angelegenheit – mit eigenen Fachleuten oder einer guten Agentur. Beides kostet Geld. Sie ahnen es schon.

14. Nun muss auch noch das Geld richtig verbucht werden

Damit wir am Ende unser Geld bekommen und alles sauber verbucht wird, braucht es eine funktionierende Finanzbuchhaltung. Und damit meine ich nicht nur das Schreiben einer Rechnung.

Unterschiedliche Zahlungsmittel und -kanäle müssen eingerichtet und verarbeitet werden. Bei Verkäufen ins Ausland kommen unterschiedliche Steuersätze und gesetzliche Anforderungen hinzu, dazu Verpackungsverordnungen, Versandkosten und länderspezifische Regelungen. All dieses Wissen muss im Unternehmen vorhanden sein – und bleiben.

15. Hinter dem Shop steht noch ein weiteres System

Der Onlineshop allein reicht nämlich nicht. Wir brauchen ein funktionierendes Warenwirtschafts- beziehungsweise ERP-System, in dem Bestellungen, Artikel, Mengen, Lagerbestände, Steuersätze, Einkaufspreise und Kundendaten zusammenlaufen.

Und Sie wissen inzwischen, was jetzt kommt: viel Know-how, viel Erfahrung, erhebliche Investitionen. Die richtige Software, geeignete Rechner, ein funktionierendes Netzwerk und Menschen, die das System verstehen, pflegen und bedienen können. Auch das sieht man dem Kalender später nicht an.

16. Jetzt wird Ihre Bestellung verpackt

Nun haben Sie tatsächlich bestellt. Jetzt muss jemand Ihre Bestellung aus dem Lager holen, kontrollieren und verpacken. Dafür braucht es geeignete Räume, Regale, Arbeitsplätze und vor allem Menschen, die konzentriert und zuverlässig arbeiten. Mitarbeiter zu finden, ist nicht immer leicht. Gute Mitarbeiter zu finden, ist noch einmal eine ganz andere Hausnummer. Und gute Arbeit muss vernünftig bezahlt werden – vom Mindestlohn allein möchte auf Dauer niemand leben, der qualifiziert und zuverlässig arbeitet.

Dann braucht es noch das richtige Verpackungsmaterial. Auch das fällt nicht einfach vom Himmel: Lieferanten finden, Preise verhandeln, für jedes Produkt die passende Kartongröße wählen, damit Ihr Kalender sicher bei Ihnen ankommt, ohne in einem viel zu großen Karton zu schwimmen. Und diese Kartons, Umschläge und sonstigen Materialien müssen wiederum eingekauft, bezahlt, bevorratet und gelagert werden. Also: noch mehr Lagerfläche.

17. Und jetzt geht Ihr Kalender endlich auf die Reise

Ihre Bestellung ist eingegangen. Sie konnten bezahlen, wir haben die Zahlung verarbeitet. Ihre Ware wurde aus dem Lager geholt, kontrolliert und verpackt.

Jetzt könnten wir sie eigentlich einfach zur Post bringen. Bei unseren Mengen funktioniert das natürlich nicht mehr so einfach, deshalb braucht es einen professionellen Versanddienstleister – wir arbeiten mit DHL zusammen. Auch dafür musste zunächst entschieden werden, welcher Dienstleister zu uns und unseren Kunden passt, dann mussten Verträge ausgehandelt und technische Schnittstellen eingerichtet werden. Die Versandsoftware muss mit unseren übrigen Systemen zusammenspielen, Adressen, Versanddaten und Sendungsnummern korrekt übertragen werden, Etiketten erzeugt und die Pakete an DHL übergeben werden. Wieder Technik, Software, Know-how, Menschen, Zeit und Geld.

Und jetzt – wirklich erst jetzt – verlässt unser Neugeborenes das Nest und geht auf die Reise zu Ihnen. Hoffentlich kommt es schnell und pünktlich an.

Wenn Sie den Karton öffnen, halten Sie etwas in der Hand, dem man die Geburt gar nicht mehr ansieht: einen Kalender, der auf den ersten Blick ganz einfach aussieht. Dahinter stecken Papierentwicklung, Datenerfassung, Gestaltung, Kontrolle, Druck, Maschinen, Handarbeit, Lagerhaltung, IT, Marketing, Vertrieb, Buchhaltung, Verpackung und Logistik – und eine ganze Reihe Menschen, die bei dieser Geburt fleißig Hebamme gespielt haben.

So ist seine Geburt – wie jede Geburt – ein aufwendig und mühevoll, aber alles ist vergessen, sobald der Kalender auf dem Tisch liegt.

Text überarbeitet von Claude. Danke, Claude.