Unternehmerin – Technologie international, Gründungsförderung regional

Unter der Rubrik X47-Nutzerprofil stellen sich X47-Kunden mit Ihrem “Way-of Work” vor. Diesmal ist es Frau Ulrike Hudelmaier aus Ulm, Unternehmerin – Technologie international, Gründungsförderung regional

Und das sind die Fragen:

• Was machen Sie den ganzen Tag?
• Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?
• Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?
• Wie gehen Sie mit Terminen um?
• Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?
• Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?
• Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?
•  Woran ich noch arbeiten muss?

Was machen Sie den ganzen Tag?

Ich bin Diplom-Kauffrau technisch orientiert, M.A. University of Oregon. Seit 1994 Geschäftsführerin eines kleinen Technologie-Unternehmen im Baumaschinenbereich, das international arbeitet. Seit 2006 leite ich außerdem das Gründer- und Technologiezentrum der Region Ulm und Neu-Ulm, die TFU, im Auftrag ihrer überwiegend kommunalen Gesellschafter. Wir unterstützen Gründerinnen und Gründer in den ersten Jahren. Die TFU ist eines der größten Zentren in Deutschland, wir haben 3 Bürohäuser und 10.000 m² Büro- und Laborflächen, derzeit belegt mit ca. 60 Firmen.

Ich bin in verschiedenen Verbänden und als Mentorin aktiv.

Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?

Tools: Timer A5, v.a. Wochenkalendarium (1 Halbjahr) und Datenregister, zusätzlich Slimline A6 mit Monatskalender und Notizheft. Immer alles aufschreiben!

Mobiltelefon; Freisprechanlage im Auto; ipad. Keine Apps. Keine Social Media. Keine Ablenkung.

Im Büro ein Laptop, das aber meistens dort bleibt, mein ipad gibt mir zuhause und auf Reisen Zugang zu allen meinen Mailaccounts und verschiedenen Zeitungsportalen.

Auf dem Schreibtisch viele Mappen – ich tüte gerne ein. Zur Sammlung aller Infos, die ich griffbereit brauche ein „Sichtbuch“, Klarsichthüllen mit Adresslisten, Kontodaten, Steuer- und Zollnummern etc. Sehr praktisch.

Egal welches Tool: regelmäßiges Ausmisten ist Pflicht und entlastet ungemein.

Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?

Mein Anspruch: schnell, lösungsorientiert kreativ und verlässlich. Und: von mir soll man möglichst nicht hören, dass ich für Wichtiges keine Zeit habe. Alles eine Frage der Prioritäten – aber das heißt natürlich auch, Aufgaben abzulehnen, zu delegieren oder nicht perfekt zu machen.

„Mach´s gleich“ ist ein wichtiges Prinzip, das Platz schafft für längerfristige Aufgaben. Manche meiner Projekte erfordern viel Ausdauer. Ich springe daher immer gerne zwischen mehreren Aufgaben mit verschiedenem Anspruch hin und her. Listen und Timer helfen, den Überblick zu behalten.

Email ist mein Medium und wichtiges Arbeitsinstrument. Ich kommuniziert praktisch ständig über Email mit Region und Welt, schon morgens nach dem Aufstehen. Feste Emailzeiten würden mich komplett lahm legen.

Ich lege schon lange gerne Listen an, die ich dann mit Symbolen zum jeweiligen Bearbeitungsstand versehe. Diese Vorgehensweise bildet das X47-System mit dem Platz unter dem Wochenkalender und den Kästchen sehr schön ab.

Der heutige Luxus ist es, nicht ständig erreichbar zu sein. Auszeiten im Alltagsind wichtig, denn kreativ kann nur sein, wer nicht immer unter Strom steht.

Wie gehen Sie mit Terminen um?

Ich bin recht viel unterwegs und habe neben Sitzungen und Kundenkontakten auch häufig Abendtermine und informelle Treffen.

Ich arbeite zeitlich unabhängig von meinen Teams und bin nicht mit auf Outlook. Termine, die alle betreffen, werden dort fürs Team gepflegt. Alles was mich betrifft, trage ich handschriftlich in meinem Wochenkalender, dann den Monatskalender ein – nicht umgekehrt.

Aufgaben aus Terminen erledige ich möglichst rasch, schreibe beispielsweise Protokolle sofort. Bei Teamsitzungen, die wir wöchentlich abhalten, gibt es kein Protokoll, da nehmen alle ihre jeweiligen Aufgaben jeweils individuell an; der informelle Aspekt und Gelegenheit zu direkten Absprachen sind mir da wichtiger.

Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?

Ich schreibe immer sofort alles auf, was ich an Aufgaben so bekomme, zunehmend auch, was mir so durch den Kopf geht. Manchmal schicke ich mir auch eine Email vom ipad aus, aber lieber habe ich Papier. Der X47 erlaubt die Trennung von Aufgaben und Terminen, das macht die Sache einfacher und übersichtlicher. Ich bin gerade in der Testphase mit dem A5, ob der Verweis von Kalender auf Notizblock oder Datenregister funktioniert, um Ideen an einem Ort zu entwickeln. Bisher klappt das gut und das Mehr an Platz kommt mir entgegen.

Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?

Ich delegiere sehr viel. Tagesgeschäft im Technologiezentrum mache ich gar nicht. Ich bin räumlich meist vom Team entfernt, das diszipliniert und hält zu eindeutiger Kommunikation an. Delegieren läuft mit Emails, regelmäßigen Teamsitzungen und gelegentlicher Kontrolle (= zur Erinnerung kleiner Vermerk im Kalender) sehr gut. Zutrauen in die Fähigkeiten der MitarbeiterInnen ist essentiell.

Im eigenen Unternehmen und im ehrenamtlichen Engagement mache ich viele Aufgaben des Tagesgeschäfts „mal eben“ selbst. Es kommt also drauf an.

Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?

Nietzsche sagte „Gesundheit ist dasjenige Maß an Krankheit, welches es mir noch erlaubt, meinen wesentlichen Beschäftigungen nachzugehen.“ Also alles nicht so wichtig nehmen und vor allem keine egozentrische Ideologie daraus machen. Den Alltag aktiv und engagiert leben. Lesend und denkend am Weltgeschehen teilnehmen. Echte Interessen haben, die fordern – bei mir ist es das Chorsingen in einem semi-professionellen Projektchor. Freundschaften pflegen und sich gesellschaftlich betätigen.

Woran ich noch arbeiten muss?

Muss? Schlechtes Gewissen habe ich schon lange abgeschafft ;-)

Wer macht, ausprobiert und sich auch Fehler vergibt kann es gar nicht verhindern, besser zu werden und Erkenntnisse zu gewinnen. Es bleibt also spannend.

Ein ganz praktisch noch zu lösendes Problem ist die (nicht-elektronische) Archivierung von all den Visitenkarten, die ich ständig bekomme.