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”ミニ”タイマー A7 - 小さな多機能システム手帳 [続きはこちら…]

Pragmatisch, bitte!

Zeitmanagement heute muß einfach, schnell, stabil, konzentriert, effizient, pragmatisch und vor allem mobil sein. Lösen Sie sich vom Paradigma der Perfektion und der Vollständigkeit. Sie müssen nicht perfekt sein, Sie müssen nicht alles notieren, Sie müssen nicht alles tun. Sie müssen das Wesentliche tun.

Kurzer Prozeß!

Sammeln und Prüfen aller mich wirklich betreffenden Aufgaben. Was mich nichts angeht und was offensichtlich nicht sinnvoll ist — Papierkorb.

Prüfung aller Aufgaben im Schnelldurchgang: Ist eine Aufgabe in 4 Minuten zu erledigen? Wenn ja, dies tun. Die Verwaltung von Aktivitäten darf nie länger dauern als die Aktivität selbst.

Alles, was übrig bleibt, nach Wichtigkeit sortieren, nicht nach Dringlichkeit. Wichtigkeit bedeutet: Was bringt mich meinen Zielen näher? – Vorausgesetzt wird dabei Vorarbeit: Man kennt seine Werte und langfristigen Ziele, auf beruflichem wie auch privatem Feld, und die daraus abgeleitete Hierarchie der persönlichen (Teil-)Ziele.

Wie man seine Ziele findet und strukturiert, dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Ein wichtiges Erfolgsprinzip ist das Prinzip der Schriftichkeit - schreiben Sie Ihre Wünsche und Ziele auf und ordnen Sie diese. Das kann eine sehr lange Liste werden! Dafür gibt es auch eine pfiffige Software, die ich Ihnen wärmstens an Herz legen will: "MeineZiele". Hier behalten Sie den Überblick und können systematisch an der Priorisierung und auch an Ihrer Zielerreichung arbeiten - und noch viel mehr. Ansehen! Es lohnt sich!

Es gibt drei Prioritäten: A — sehr wichtig zur Erreichung eines Ziels, B- vernünftig und C - »nett, wenn es klappt«. Nur A- und B-Aufgaben im Zeitplan notieren, C-Prioritäten kommen in die Notizen. Prüfung, welche A- und B-Aufgaben dringlich sind oder es wann werden.

Dringlichkeit!?

Die Matrix aus Dringlichkeit und Wichtigkeit, die dann die Prioritäten A, B und C definiert und allerorten vorgestellt wird (allen voran bei Prof. Dr. Lothar Seiwert) ist nicht praktikabel.

Können Sie ständig Dringlichkeit und Wichtigkeit einer Aufgabe — also zwei Beurteilungsdimensionen zu Rate ziehen? Und das bei jeder Aktivität — das ist anstrengend.

Beachte: Auch hohe Dringlichkeit macht keine B-Aufgabe zur A-Priorität, es sei denn, Schaden droht bei Verzug.

Pragmatisch meint: Ist es wichtig, dann tue es. Ist es nicht wichtig, tue es nicht (Sie werden schon Ihre eigenen Ausnahmen zulassen).

Praktisch, bitte!

Die Zeit der 1001 Formulare ist vorbei. Natürlich fällt es dem Zeitmanagement-Starter leichter, zunächsteinmal alle Aktivitäten zu sortieren, alles zu notieren und zu bewerten. Doch wohin hat es geführt? Zu einem hohen Zeitaufwand für diese Selbstverwaltung. Und zum Verlust des Überblicks. Vor lauter Aktivitäten weiß er gar nicht mehr, was wirklich wichtig ist.

Bei X47 ist der Platz reduziert. Die Grundidee: Was im Kalender keinen Platz findet, findet in Ihren Tag auch keine Zeit.

Der Platz ist begrenzt — wie Ihre Zeit. Um dennoch Ideen und Gedanken strukturieren zu können, bietet X47 Notizhefte an und das Datenregister indem Sie zwölf Projekte bearbeiten können.

Wichtig!?

Falls Sie stark ausgelastet sind und Sie die üblichen Optimierungspotenziale schon ausgeschöpft haben, kommen Sie in den Bereich der Entscheidungskonflikte. Dann müssen Sie direkt abwägen, was Ihnen wichtiger ist. Gerade die Ziele »Familienglück« und »Gesundheit« werden täglich geopfert.

Wenn Ihr Arbeitsplan »voll« ist, dann bedeutet ein Verzug um 11.00 Uhr vormittags, dass Papa abends später nach Hause kommt.

Wenn Ihr Arbeitsplan »voll« ist, dann ist ein geschwätziger Kollege am Morgen bereits Ursache dafür, dass Sie abends später nach Hause kommen. Und ein Verkäufer, der »zufällig« in der Stadt ist und nur mal »Hallo« sagen wollte, ist die Ursache dafür, dass Sie abends nicht mehr joggen können. Was ist Ihnen Ihre Höflichkeit wert?

Lernen Sie »Nein« zu sagen!

Entscheiden heißt verzichten!
Prof. Dr. Bruno Tietz, †1995

(Arbeits-)Zeit ist Geld — oder Freizeit! Die Zeit, die Sie tagsüber sparen, verlängert Ihre Arbeitszeit nicht und kostet Sie auch keine private Zeit. Wägen Sie bei jeder Aktivität, insbesondere bei Zeitfressern ab: »Ist mir die Höflichkeit oder dieses Gespräch oder diese Aktivität so viel wert, dass ich meine Kinder dafür weniger sehe«?

Priorisieren Sie!

Die zentrale Frage beim Zeitmanagement ist: »Was ist Ihnen wichtig?« Hier drei Ansätze, diese Frage zu beantworten:

  1. Priorisieren aus dem Bauch heraus

    Die schnellste Möglichkeit, Entscheidungen zu fällen, ist die spontane Reaktion auf das Bauchgefühl. Manche Menschen haben hier ein ganz besonderes Talent und sind damit so schnell und sicher, wie man nur sein kann. Dieses Bauchgefühl hat man und kann es in gewissem Umfang auch trainieren.

    Aber diese Gabe hat Ihre Tücken. Zum einen ist sie selten und die wenigsten von uns verfügen darüber in dem Maße, in dem es erforderlich wäre. Zum anderen ist das Bauchgefühl von äußeren Umständen beeinflussbar und damit nur selten wirklich »sicher«.

  2. Priorisieren mittels Werteschema

    Die zweitschnellste Möglichkeit, Entscheidungen zu fällen, ist die mit Hilfe eines Werte- oder Zielschemas.

    Die Dimensionen eines Wertesystems finden Sie:
    1. bei sich selbst
    2. in der Unternehmensphilosophie (manchmal)
    3. in den Entscheidungen Ihres Chefs.
    Folgende betriebliche Wertansätze sind üblich:
    1. »Client first«, der Kunde geht immer vor
    2. »Mitarbeiter first«
    3. »Profit first«, Gewinnorientierung
    4. Deckungsbeitrag, Kosten, Umsatz, …

    sowie die wichtigen privaten Werte:

    1. Kinder, Partnerschaft, Familie
    2. Gesundheit
    3. Stressvermeidung
    4. Freunde
  3. Priorisieren nach Geldwert

    Die aufwändigste und sicherste Möglichkeit, Entscheidungen zu fällen, erfolgt anhand von Zahlen. Hier anhand von Geldeinheiten pro Zeit. Sie baut auf dem vorgenannten Werteraster auf und verfeinert das Wertesystem durch Geldeinheiten.

    Zuvor ist zu bemerken, dass jeder Angestellte in zwei monetären Wertesystemen lebt:

    1. dem Wertesystem im Betrieb, basierend auf den Vollkosten pro Stunde
    2. dem Wertesystem im Privaten, basierend auf dem Nettogehalt pro Stunde.

    Das führt häufig zu Zielkonflikten. Während der Mitarbeiter denkt: »Jetzt gönne ich mir mal eine Zigarettenpause von 5 Minuten, das kostet mich eine Zigarette«. Während dessen denkt der Chef: »Jetzt raucht der wieder und verliert 5 Minuten, das kostet mich 5 Euro (weil die Vollkosten pro Stunde auf diesem Arbeitsplatz 60 Euro betragen)«.

    Mehr zu diesem Thema im Buch »Zeit optimal nutzen«.

Wert der Freizeit

Was ist Ihnen eine Stunde mehr Freizeit wert?

Als Angestellter können Sie Ihr Nettoeinkommen meist nicht durch Mehrarbeit im Betrieb verbessern. Ihnen ist also klar, wie hoch Ihr Nettoverdienst pro Stunde ist. Stellen Sie sich jetzt vor, Sie könnten sich mehr Zeit für Ihre Familie, Ihre Freunde oder Ihr Hobby KAUFEN. Was ist Ihnen Ihre Stunde mehr Freizeit wert?

Kleines Denkspiel: Stellen Sie sich vor, Sie sind freiberuflich tätig und werden ohne Zeitbudget gegen die Stunde bezahlt, z. B. 100 Euro pro Stunde erbrachter Leistung. Was bedeutet das für Sie? Was könnte das bedeuten?

  1. Eine Fahrt mit dem eigenen Wagen von einer Stunde, die sie nicht fakturieren können, kostet Sie 100 Euro plus Autokosten. Die Zugkarte wäre wohl billiger, hier könnten Sie während der Fahrt arbeiten.
  2. Das Putzen Ihrer Wohnung, für das Sie 3 Stunden brauchen, kostet Sie 300 Euro! Dafür können Sie jemanden für 30 Stunden putzen lassen!

Wenn man die eigene Zeit mit einem Stundenlohn bewertet, und den Spassfaktor vernachlässigt, dann gäbe es folgende Zeit-Geld-Substitutionen:

  1. Einkaufen aus dem Katalog, Internet oder via Telefon.
  2. Lebensmittel vom Fachhändler anliefern lassen, nicht selbst einkaufen.
  3. Lieber teuer, aber schnell kaufen, als lange nach billigeren Angeboten zu suchen.
  4. Nutzen von anderen Verkehrsmittel (Taxi, Bus, …)
  5. Nutzen von Haushaltshilfen oder persönlichen Sekretären (ein paar Stunden pro Woche helfen schon enorm)
  6. Nutzen von professionellen Servicedienstleistern.

Konsequent priorisieren

Konsequent priorisieren bedeutet…
…dass B und C Prioritäten vielleicht immer wieder verschoben werden
…dass die Nachbereitung einer Besprechung zugunsten eines anderen A-Punktes vereschoben wird.
…dass ein B-Gesprächstermin kurzfristig abgesagt wird.
…dass das Aufräumen über längere Zeit nicht erfolgt.
…dass Sie etwas 5 mal absagen.
…dass Sie (insbesondere bei E-Mails) auch mal einen Fehler zulassen. (dann aber »Fertig werden«)
…dass Sie kurze Sätze sprechen, nicht immer freundlich plaudern.
…dass Sie einen C-Termin platzen lassen.
…dass Sie auf den Flur freundlich lächeln, aber kein Schwätzchen halten.
…dass Sie eine Sitzung nach Zeitablauf abbrechen.
…dass Sie Antworten handschriftlich auf einem Fax notieren (besser schnell und pragmatisch, als perfekt und gar nicht).
…dass Sie eine Flugreise, die sie schon bezahlt haben, nicht antreten.
…dass Sie einmal nicht perfekt sind.
…dass Sie nicht immer höflich sind.

Unangenehme To Dos?

Ein wichtiges Kriterium bei der Analyse von To-dos ist:
Fällt es leicht oder liegt es im Magen?

Unangenehme To-dos (U-To-dos) sind Hauptbremsklötze! Sie behindern, verzögern und verderben den Tag.

Je schneller diese To-dos erledigt werden, desto größer der Spaß an der Arbeit.

Folgende Tipps zum Umgang:

  • Erledigen Sie jeden Morgen ein U-To-do!
  • Nutzen Sie die Energie am Morgen
  • Der erledigte Punkt befreit Sie für den Tag
  • Sie schieben den Punkt nicht vor sich her
  • Der erledigte Punkt belastet Sie nicht mehr!

Suchen Sie sich einen Partner!

  • Gemeinsam haben Sie mehr Schwung
  • Machen Sie einen Termin mit einem Kollegen aus!

Lösen Sie Startblockaden!

  • Machen Sie zunächst einen Plan
  • Lesen Sie die relevanten Infos nochmals durch

Setzen Sie sich selbst unter Druck!

  • Setzen Sie sich einen Fertigstellungstermin

Versprechen Sie sich eine Belohnung!

Zeit und Geld

Dass Geld eine knappe Ressource ist, wird bei einem Blick ins eigene Portemonnaie deutlich.

Wie gehen Sie mit der knappen Ressource »Geld« um?

Sie überlegen sich vorher, wofür Sie es ausgeben, Sie sparen es, indem Sie etwas nicht kaufen oder indem Sie versuchen, etwas günstiger zu kaufen. Sie investieren Geld in eine Geldanlage, um Zinsen zu bekommen.

Jetzt versuchen Sie, diesen Denkansatz auf die knappe Ressource Zeit zu übertragen:

Umgang mit Geld

  • Überlegen, was man kauft
  • Etwas nicht kaufen
  • Weniger kaufen
  • Ausgaben priorisieren
  • Geld sparen
  • Etwas günstiger kaufen
  • Geld (in Geldanlagen) investieren
  • Wissen, dass man nicht alles kaufen kann

Umgang mit Zeit

  • Überlegen, was man macht
  • Etwas nicht machen
  • Weniger tun
  • Tätigkeiten priorisieren
  • Zeit sparen
  • Etwas schneller machen
  • Zeit (in Zeitmanagement) investieren
  • Wissen, dass man nicht alles machen kann