Pragmatisches Zeitmanagement - Zeitmanagement für Fortgeschrittene. [mehr...]

Pragmatisch, bitte!

Zeitmanagement heute muss einfach, schnell, stabil, konzentriert, effizient, pragmatisch und vor allem mobil sein. Lösen Sie sich vom Paradigma der Perfektion und der Vollständigkeit. Sie müssen nicht perfekt sein, Sie müssen nicht alles notieren, Sie müssen nicht alles tun. Sie müssen das Wesentliche tun.

Kurzer Prozess!

Sammeln und prüfen aller mich wirklich betreffenden Aufgaben. Was mich nichts angeht und was offensichtlich nicht sinnvoll ist — Papierkorb.

Prüfung aller Aufgaben im Schnelldurchgang: Ist eine Aufgabe in vier Minuten zu erledigen? Wenn ja, dies tun. Die Verwaltung von Aktivitäten darf nie länger dauern als die Aktivität selbst.

Alles, was übrig bleibt, nach Wichtigkeit sortieren, nicht nach Dringlichkeit. Wichtigkeit bedeutet: Was bringt mich meinen Zielen näher? – Vorausgesetzt wird dabei Vorarbeit: Man kennt seine Werte und langfristigen Ziele, auf beruflichem wie auch privatem Feld und die daraus abgeleitete Hierarchie der persönlichen (Teil-)Ziele.

Wie man seine Ziele findet und strukturiert, dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Ein wichtiges Erfolgsprinzip ist das Prinzip der Schriftichkeit - schreiben Sie Ihre Wünsche und Ziele auf und ordnen Sie diese. Das kann eine sehr lange Liste werden! Dafür gibt es auch eine pfiffige Software, die ich Ihnen wärmstens an Herz legen will: "MeineZiele". Hier behalten Sie den Überblick und können systematisch an der Priorisierung und auch an Ihrer Zielerreichung arbeiten - und noch viel mehr. Ansehen! Es lohnt sich!

Es gibt drei Prioritäten: A — sehr wichtig zur Erreichung eines Ziels, B- vernünftig und C - »nett, wenn es klappt«. Nur A- und B-Aufgaben im Zeitplan notieren, C-Prioritäten kommen in die Notizen. Prüfung, welche A- und B-Aufgaben dringlich sind oder es wann werden.

Dringlichkeit!?

Die Matrix aus Dringlichkeit und Wichtigkeit, die dann die Prioritäten A, B und C definiert und allerorten vorgestellt wird (allen voran bei Prof. Dr. Lothar Seiwert) ist nicht praktikabel.

Können Sie ständig Dringlichkeit und Wichtigkeit einer Aufgabe — also zwei Beurteilungsdimensionen zu Rate ziehen? Und das bei jeder Aktivität — das ist anstrengend.

Beachte: Auch hohe Dringlichkeit macht keine B-Aufgabe zur A-Priorität, es sei denn, Schaden droht bei Verzug.

Pragmatisch meint: Ist es wichtig, dann tue es. Ist es nicht wichtig, tue es nicht (Sie werden schon Ihre eigenen Ausnahmen zulassen).

Praktisch, bitte!

Die Zeit der 1001 Formulare ist vorbei. Natürlich fällt es dem Zeitmanagement-Starter leichter, zunächsteinmal alle Aktivitäten zu sortieren, alles zu notieren und zu bewerten. Doch wohin hat es geführt? Zu einem hohen Zeitaufwand für diese Selbstverwaltung. Und zum Verlust des Überblicks. Vor lauter Aktivitäten weiß er gar nicht mehr, was wirklich wichtig ist.

Bei X47 ist der Platz reduziert. Die Grundidee: Was im Kalender keinen Platz findet, findet in Ihren Tag auch keine Zeit.

Der Platz ist begrenzt — wie Ihre Zeit. Um dennoch Ideen und Gedanken strukturieren zu können, bietet X47 Notizhefte an und das Datenregister, indem Sie zwölf Projekte bearbeiten können.

Wichtig!?

Falls Sie stark ausgelastet sind und Sie die üblichen Optimierungspotenziale schon ausgeschöpft haben, kommen Sie in den Bereich der Entscheidungskonflikte. Dann müssen Sie direkt abwägen, was Ihnen wichtiger ist. Gerade die Ziele »Familienglück« und »Gesundheit« werden täglich geopfert.

Wenn Ihr Arbeitsplan »voll« ist, dann bedeutet ein Verzug um 11.00 Uhr vormittags, dass Papa abends später nach Hause kommt.

Wenn Ihr Arbeitsplan »voll« ist, dann ist ein geschwätziger Kollege am Morgen bereits Ursache dafür, dass Sie abends später nach Hause kommen. Und ein Verkäufer, der »zufällig« in der Stadt ist und nur mal »Hallo« sagen wollte, ist die Ursache dafür, dass Sie abends nicht mehr joggen können. Was ist Ihnen Ihre Höflichkeit wert?

Lernen Sie »Nein« zu sagen!

Entscheiden heißt verzichten!
Prof. Dr. Bruno Tietz, †1995

(Arbeits-)Zeit ist Geld — oder Freizeit! Die Zeit, die Sie tagsüber sparen, verlängert Ihre Arbeitszeit nicht und kostet Sie auch keine private Zeit. Wägen Sie bei jeder Aktivität, insbesondere bei Zeitfressern ab: »Ist mir die Höflichkeit oder dieses Gespräch oder diese Aktivität so viel wert, dass ich meine Kinder dafür weniger sehe«?